3-4 fevral tarixlərində 2018-ci il üçün ilk İdarə Heyətinin Yığıncağı Quba şəhərində baş tutmuşdur. Yüksək əhəmiyyət daşıyan bu görüşdə rəhbər marşallar bir araya gələrək 27-29 aprel tarixləri üçün nəzərdə tutulan dünya səviyyəli yarışın təşkilatçılıq işlərinə baxış keçirərək və əvvəlki illərin təcrübəsinə əsaslanaraq bir sıra məsələlərin həllini müzakirə etdilər. Trek rəhbəri Çingiz Mehdiyev yığıncaq iştirakçılarına 2018-ci il üçün gözlənilən yeniliklər və irəliləyişlər haqqında məlumat vermiş, eləcə də, yeni təyinatlar və bəzi yarış daxili tənzimləmələr haqqında dəyişikləri rəhbər marşalların nəzərinə çatdırmışdır. Bu tədbirdə iştirak etməklə rəhbər marşallar da öz növbələrində bir sıra konstruktiv təkliflər irəli sürmək imkanı əldə etmişlər. Beləliklə, yığıncaq gələcək əməliyyatların səmərəliliyinin artırılmasına yönələn fikir mübadilələri aparmaq üçün əhəmiyyətli platforma rolunu oynamışdır. Məhsuldar müzakirələrin nəticəsi olaraq bir sıra lazımi qərarlar qəbul olunmuşdur. Tədbir iştirakçılar arasında motivasiya və komanda ruhunun artırılması məqsədi daşıyan fəaliyyət növləriylə yekunlaşmışdır.